中華人民共和國檔案行業(yè)標準

DA/39-2008

2008-09-01實施

會計檔案案卷格式

1 范圍

本標準規(guī)定了會計檔案卷盒及其有關(guān)表格的項目設(shè)置、規(guī)格、質(zhì)量要求。

本標準適應(yīng)于各級機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所用修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB/T9705—88文書檔案案卷格式

財會字［1998］32號《會計檔案管理辦法》

3 會計檔憑證封面格式

3.1會計憑證封面外形尺寸

封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm（長×寬）或245mm×150mm（長×寬）。

封底尺寸同封面尺寸。

3.2會計憑證封面項目

封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、記帳憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。各項目具體位置、尺寸<見附錄A 圖A1（a）、圖A1（b）>。

3.3 封面項目的填寫方法

3.3.1 單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國衛(wèi)生部”簡稱為“衛(wèi)生部”；“云南省人民政府財政廳”簡稱為“云南省財政廳”。不得簡稱“本部”、“本委”、“本省財政廳”等。

3.3.2 會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)帳會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預(yù)算外會計憑證”等。

3.3.3 時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

3.3.4 冊數(shù)：填寫會計憑證的冊數(shù)。

3.3.5 冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

3.3.6 記帳憑證起止號：填寫本冊記帳憑證起號和止號。

3.3.7 記帳憑證數(shù)：填寫記帳憑證的張數(shù)。

3.3.8 附件數(shù)：填寫本冊會計憑證的附件張數(shù)。

3.3.9 會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。

3.3.10 會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負責會計工作的中層領(lǐng)導人員。

3.3.11 裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。

3.3.12 裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結(jié)束的時間。

3.3.13 備注：填寫該本憑證需要說明的事項。

3.4 制成材料質(zhì)量

記帳憑證封面和封底宜采用126克以上牛皮紙制作。

4會計憑證盒格式

4.1會計憑證盒外形尺寸

會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置30mm、40mm、60mm等。<見附錄A 圖A2（a）>

4.2會計憑證盒項目及填寫方法

4.2.1會計憑證盒正面項目

會計憑證盒正面項目包括單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間、歸檔時間、立卷人、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號。各項具體位置、尺寸<見附錄A 圖A2（b）>。

4.2.2正面項目的填寫方法

4.2.2.1單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間根據(jù)記帳憑證封面的有關(guān)項目對應(yīng)填寫，填寫方法與記帳憑證封面一致。

4.2.2.2時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。

4.2.2.3歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案部門移交會計檔案的年月日。

4.2.2.4立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。

4.2.2.5保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。

4.2.2.6全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。

4.2.2.7目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。

4.2.2.8案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

4.2.3會計憑證盒盒脊項目及填寫方法

會計憑證盒盒脊項目包括全宗號、目錄號、案卷號、年度、月份、冊數(shù)、冊次、保管期限，其排列格式尺寸<見附錄A圖A2（c）>。

盒脊項目與正面有關(guān)項目對應(yīng)填寫。

4.3制成材料質(zhì)量

會計憑證盒宜采用340克以上箱板紙制作。

5會計檔案盒格式

5.1會計檔案盒外形尺寸

 會計檔案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（長×寬），盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置20mm、30mm、40mm等。<見附錄A 圖A3（a）>

5.2會計檔案盒項目及填寫方法

5.2.1會計檔案盒正面項目

會計檔案盒正面項目包括全宗名稱、案卷題名、時間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。各項目具體位置、尺寸<見附錄A圖A3（b）、圖A3（c）>。

5.2.2正面項目的填寫方法

5.2.2.1全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

5.2.2.2案卷題名：由整理會計憑證的人員自擬。案卷題名應(yīng)準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別，如：“曲靖市財政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）財務(wù)報告”、“曲靖市財政局二00二年基金管理總帳”、“曲靖市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局二00二年行政（或事業(yè)、或工會）現(xiàn)金日記帳”。文字力求簡煉、明確。

5.2.2.3起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。

5.2.2.4卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的卷數(shù)和張數(shù)。

5.2.2.5保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。

5.2.2.6全宗號、目錄號：填寫方法與會計憑證盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同。

5.2.2.7案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

5.2.2.8盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒的編號。

5.2.3會計檔案盒盒脊項目的填寫方法

會計檔案盒盒脊項目包括年度、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限。其排列格式尺寸<見附錄A 圖A3（d）>。

年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其他項目與正面相應(yīng)項目填寫一致。

5.3制成材料質(zhì)量

會計檔案盒宜采用700克以上無酸紙制作。

6 帳簿啟用及接交表格式

6.1帳簿啟用及接交表用紙尺寸及質(zhì)量要求

6.1.1用紙尺寸

帳簿啟用及接交表用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。非國際標準紙帳薄可根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸。

6.1.2質(zhì)量要求

帳簿啟用及接交表宜采用70克以上白色書寫紙制作。

6.2帳簿啟用及接交表項目和填寫方法

6.2.1帳簿啟用及接交表正面項目和填寫方法

6.2.1.1正面項目

帳簿啟用及接交表正面項目包括單位名稱、帳簿名稱及編號、帳簿頁數(shù)、帳簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、備注、檔號、貼印花稅。各項目具體位置、尺寸<見附錄A 圖A4（a）>。

6.2.1.2正面項目的填寫方法

6.2.1.2.1單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記帳憑證封面上的“單位名稱”相同。

6.2.1.2.2帳簿名稱及編號：填寫該帳簿所屬的類別及其排列順序號。

6.2.1.2.3帳簿頁數(shù)：填寫該帳簿中有內(nèi)容記載的帳簿頁數(shù)（空白帳頁除外）。

6.2.1.2.4帳簿起止時期：填寫該帳簿啟用和終止的年月日。

6.2.1.2.5經(jīng)管人員：填寫單位內(nèi)管理財務(wù)的負責人姓名、會計姓名、復(fù)核姓名、出納姓名。

6.2.1.2.6接交記錄：該帳簿在使用過程中人員發(fā)生變化時，由接管和交出雙方分別簽名，并填寫接交日期，同時，經(jīng)管人員要填寫職別并簽名。

6.2.1.2.7備注：填寫該帳簿中需要特別說明的情況。

6.2.1.2.8印花稅：在印有“貼印花稅”的空格處貼上印花稅票。

6.2.1.2.9檔號：按照本單位檔案分類編號方案的要求填寫該帳簿的編號。

6.2.2帳簿啟用及接交表背面項目和填寫方法

6.2.2.1背面項目

 帳簿啟用及接交表背面項目包括科目名稱、頁次。各項目具體位置尺寸<見附錄AA4（b）>。非國際標準紙帳薄可根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸。

6.2.2.2背面項目的填寫方法

6.2.2.2.1科目名稱：根據(jù)該帳簿設(shè)置的科目名稱依次填寫。

6.2.2.2.2頁次：在編寫該帳簿頁碼總流水順序號的基礎(chǔ)上，分別填寫各個科目在該帳簿中的頁碼位置。

6.3適用范圍

    賬簿氣用及接交表適用于會計賬簿的整理。

7會計檔案目錄格式

7.1會計檔案目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求

會計檔案目錄的用紙尺寸采用國際標準A4型（長寬為297mm×210mm），紙張質(zhì)量宜采用70克以上白色書寫紙制作。

7.2會計檔案目錄項目

會計檔案目錄項目包括案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備注。各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖A5）。

7.3項目的填寫方法

7.3.1案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應(yīng)項目填寫。

7.3.2類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類”、“會計帳簿類”、“財務(wù)報告類”等。

7.3.3題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。

7.3.4起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的年月。年月日用8位阿拉伯數(shù)字分兩行填寫，月日不足2位的在前面補0，如下圖：20050124/20061206.

7.3.5保管期限：根據(jù)整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。

7.3.6卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、帳頁總數(shù)或財務(wù)報告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體張數(shù)填寫。

7.3.7備注：填寫記帳憑證起止號或其他需要說明的事項。

8卷內(nèi)目錄格式

8.1卷內(nèi)目錄紙尺寸及質(zhì)量要求

卷內(nèi)目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案目錄相同。

8.2卷內(nèi)目錄項目包括順序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注、各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖 A6）。

8.3項目的填寫方法

8.3.1順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。

8.3.2責任者：填寫對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，即文件材料的署名者。

8.3.3文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。

8.3.4題名：即文件材料標題，一般應(yīng)照實抄錄，沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“<>”號。

8.3.5日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20070619。

8.3.6頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。

8.3.7備注：在需要說明情況的文件材料欄內(nèi)打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。

8.4適用范圍

會計檔案卷內(nèi)目錄適用于財務(wù)報告和其他類會計檔案的整理。

9卷內(nèi)備考表格式

9.1卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求

卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案目錄相同。

9.2卷內(nèi)備考表項目

卷內(nèi)備考表項目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間，各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖A7）。

9.3項目的填寫方法

9.3.1本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料（財務(wù)報告類和其他類）缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標注時間。

9.3.2立卷人：由負責立卷者簽名。

9.3.3檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。

9.3.4立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。

9.3.5檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。

9.4適用范圍

卷內(nèi)備考表適用于財務(wù)報告和其他類會計檔案的整理。

10 會計檔案移交清單格式

10.1 會計檔案移交用紙尺寸及質(zhì)量要求

與會計檔案目錄相同

10.2 會計檔案移交清單項目

會計檔案移交清單項目包括年度、種類及數(shù)量、移交部門及移交人、接收部門及接收人、監(jiān)交人、移交時間、備注，各項目具體位置、尺寸見附錄A圖A8

10.3項目填寫方法

10.3.1年度:填寫需要移交的會計檔案所屬年度，用4位阿拉伯數(shù)字填寫。

10.3.2移交部門及移交人：由單位財務(wù)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

10.3.3接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔案部門或接收會計檔案的有關(guān)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

10.3.4監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手續(xù)人員簽名。

10.3.5移交時間：填寫辦理會計檔案移交手續(xù)的年月日。

10.3.6備注：填寫移交范圍的會計檔案中需標明的情況。

 附錄：會計檔案用盒及表格格式在“資料下載”欄目中。