第一章       總 則

第一條  為了進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校檔案查借閱工作,更好為學(xué)校各單位（部門）、教職工、學(xué)生以及社會各界提供檔案信息服務(wù)，并在提供利用中確保檔案信息的安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《四川省<中華人民共和國檔案法>實(shí)施辦法》、《四川省<高等學(xué)校檔案管理辦法>實(shí)施細(xì)則》（川教〔2017〕11號）等有關(guān)法律、法規(guī)精神，結(jié)合學(xué)校實(shí)際,特制定本辦法。

第二條  本辦法適用于學(xué)校黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、會計、出版物、設(shè)備、外事、聲像等類別檔案（未包含教職工人事檔案及學(xué)生個人檔案）。

第三條  學(xué)校檔案利用方式為查閱、借閱、復(fù)制等 。

第四條  向檔案館移交、捐贈檔案的單位和個人，對其檔案擁有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其檔案提出限制利用意見，檔案館應(yīng)維護(hù)其合法權(quán)益。

第五條  檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。加蓋檔案館專用章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。

第二章    利用流程

第六條  檔案利用者查閱本人職務(wù)任免、職稱評審、學(xué)籍等個人相關(guān)信息的檔案，可持本人有效身份證件直接來館辦理。如需委托查檔的，被委托人需持委托人有效身份證件復(fù)印件或掃描件、委托授權(quán)書及被委托人有效身份證件。

第七條  校內(nèi)各單位因公查閱學(xué)校檔案，實(shí)行校內(nèi)立卷部門查閱本部門檔案的原則，填寫《檔案查閱申請表》，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；查閱學(xué)校黨委常委會、校長辦公會會議記錄，填寫《學(xué)校黨委常委會、校長辦公會會議記錄查閱申請表》）須經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人審批；利用涉密檔案，填寫《涉密檔案利用申請表》，須經(jīng)學(xué)校保密辦負(fù)責(zé)人審批；利用會計檔案，填寫《會計檔案利用申請表》，須經(jīng)計劃財務(wù)處負(fù)責(zé)人審批；學(xué)校紀(jì)檢、監(jiān)察及審計部門在辦案或?qū)徲嬤^程利用檔案，填寫《專項工作檔案利用申請表》，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人審批；科研項目檔案實(shí)行課題負(fù)責(zé)人查閱原則，若委托他人查閱，須經(jīng)課題負(fù)責(zé)人授權(quán)同意后方可查閱。為方便學(xué)校各部門因公查閱檔案，所有審批程序均可通過OA工作流程完成。

第八條   校外單位查閱學(xué)校檔案，應(yīng)持單位介紹信、個人有效身份證件、填寫查閱登記表，經(jīng)歸檔單位負(fù)責(zé)人審批，方可在館內(nèi)查閱或復(fù)制檔案。

第九條  檔案原則上一律不外借。學(xué)校內(nèi)部單位因公務(wù)等特殊原因確需借出檔案的，填寫《檔案借出申請表》，由所在單位、所借檔案立卷部門、檔案館負(fù)責(zé)人審核同意方可辦理借出手續(xù)。校外單位因特殊情況借出檔案，需經(jīng)檔案館、歸檔單位負(fù)責(zé)人以及分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。

檔案外借時間一般不超過一周，檔案在外借期間有涂改、偽造、損毀、丟失等情況，將依法追究相關(guān)責(zé)任人。檔案外借業(yè)務(wù)實(shí)行“誰受理、誰負(fù)責(zé)”原則，具體經(jīng)辦工作人員負(fù)責(zé)督促與催還所借出檔案的制度，歸還檔案時，須認(rèn)真檢查、核對所借閱檔案完好無損，方辦結(jié)歸還手續(xù)。

第十條  為方便畢業(yè)生異地查詢學(xué)籍檔案，檔案館推出異地查詢服務(wù)。利用者通過檔案館郵箱(dag@cdutcm.edu.cn)提交查詢需求并上傳身份證掃描件、學(xué)位證或畢業(yè)證掃描件，檔案館核對身份信息后于7個工作日內(nèi)通過郵件、信函、電話等方式回復(fù)查詢情況。

第三章    利用要求

第十一條  檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，對檔案實(shí)體和檔案信息安全負(fù)責(zé)，不得遺失檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、抽取、撤換、添加檔案材料，不得擅自公開、抄錄和復(fù)制檔案。

第十二條   未經(jīng)學(xué)校授權(quán)同意，任何組織和個人都無權(quán)公布學(xué)校檔案。其他單位如需通過展覽、編輯出版等形式公布學(xué)校館藏檔案須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人、歸檔單位負(fù)責(zé)人及分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。公布時須注明“所用資料引自成都中醫(yī)藥大學(xué)檔案館”。

第十三條   檔案工作人員應(yīng)提供熱情周到的服務(wù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。嚴(yán)禁擅離職守、嚴(yán)防泄密、失密事故發(fā)生。

第十四條   檔案工作人員及檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定。對于檔案管理違法違紀(jì)行為，學(xué)校將視情節(jié)輕重對有關(guān)責(zé)任人員給予嚴(yán)肅處理。應(yīng)當(dāng)給予黨紀(jì)處分的，由學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門處理；涉及犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

第四章    附  則

第十五條  學(xué)校人事檔案、學(xué)生檔案利用按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定制定。

第十六條  本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋。

第十七條  本辦法自印發(fā)之日起施行。