2018年檔案工作簡報(bào)

2018年檔案館在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在各部門的積極配合下，在全校專兼職檔案工作人員的共同努力下，緊緊圍繞學(xué)校中心工作以及2018年檔案館目標(biāo)任務(wù)，在人手少、條件差的形勢下，順利完成2018年檔案館各項(xiàng)工作。

一、2018年工作總結(jié)

（一）基本工作開展情況

    1、2018年檔案歸檔工作受檔案庫房影響推遲開展。

目前檔案館庫房已經(jīng)完全飽和，大部分應(yīng)歸檔案無法進(jìn)館。檔案館將積極爭取學(xué)校支持，在落實(shí)檔案庫房問題后盡快開展檔案歸檔工作?，F(xiàn)將2018年檔案歸檔情況統(tǒng)計(jì)如下：教務(wù)處移交檔案材料103卷；本科教學(xué)審核評(píng)估評(píng)建辦公室完成評(píng)估材料歸檔 7卷；學(xué)生處移交2017年新生錄取名冊以及西部計(jì)劃學(xué)生個(gè)人檔案4卷；科技處移交2017年校科字文件3份；離退休移交2017年歸檔材料24份；臨床醫(yī)學(xué)院移交2010級(jí)、2011級(jí)七年制學(xué)籍檔案31卷；國資處移交檔案3670份。

2、認(rèn)真細(xì)致，完成各類檔案的分類、整理、編目和錄入工作。

截止2018年11月27日檔案管理系統(tǒng)案卷級(jí)目錄達(dá)21946條，文件級(jí)目錄268721條，數(shù)字化案卷1887卷，數(shù)字化文件52212份文件。其中，2018年增加案卷級(jí)目錄2789卷，文件級(jí)目錄37948條，數(shù)字化文件增加683卷，數(shù)字化文件增加19969份。目前，教學(xué)檔案數(shù)字化24.5%，行政檔案數(shù)字化29.4%，黨群檔案數(shù)字化18.2%。

3、以人為本，服務(wù)師生，做好檔案查借閱服務(wù)。

為滿足廣大師生查閱檔案的需求，檔案館通過實(shí)地來訪、電話傳真查詢、電子郵件查詢、在線咨詢等多種途徑提供檔案信息服務(wù)。除了日常工作查考利用外，檔案在迎評(píng)迎檢、監(jiān)察審計(jì)、教師職稱評(píng)審、科研課題經(jīng)費(fèi)審計(jì)以及學(xué)生就業(yè)、申請學(xué)位、報(bào)考博士、補(bǔ)充個(gè)人檔案等方面都發(fā)揮了重要價(jià)值。截止2018年11月27日，借閱11人次，共56卷；查閱 551人次，共1514 卷；在線留言咨詢共計(jì)59人次。

4、強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)備份以及規(guī)范庫房管理，確保檔案信息與檔案實(shí)體安全。

2018年3月檔案館服務(wù)器遭到黑客攻擊，所有數(shù)據(jù)中了勒索病毒，檔案館馬上聯(lián)系檔案管理系統(tǒng)開發(fā)商對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行重裝和利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，并聯(lián)系學(xué)校信息中心對(duì)服務(wù)器進(jìn)行重新設(shè)置。雖然及時(shí)解決了數(shù)據(jù)危機(jī)，但也凸顯現(xiàn)代辦公條件下數(shù)據(jù)備份的重要性。目前，檔案館每月對(duì)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行一次物理備份，掃描數(shù)據(jù)由經(jīng)手老師不定期備份，一學(xué)期進(jìn)行集中備份。檔案庫房漏水問題多年未得到解決，今年后勤基建處聯(lián)系施工隊(duì)對(duì)檔案館8樓所有窗戶進(jìn)行了更換并對(duì)窗臺(tái)進(jìn)行了防水處理，有效緩解了庫房的漏水問題。

（二）重點(diǎn)工作開展工作

1、對(duì)學(xué)校實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2018年檔案館曾先后3次到后勤基建處指導(dǎo)基建項(xiàng)目檔案的收集整理工作，落實(shí)了項(xiàng)目檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)、基建檔案查借閱制度以及預(yù)立卷等問題。組織后勤基建處兼職檔案人員培訓(xùn)1人次。

2、按照檔案規(guī)范化的要求對(duì)老檔案進(jìn)行整改。

對(duì)照檔案規(guī)范化的要求，對(duì)學(xué)籍檔案檔號(hào)重復(fù)問題按時(shí)間倒推的順序進(jìn)行整改，已經(jīng)整改完畢2006-2002年共計(jì)312卷學(xué)籍檔案，并已全部數(shù)字化并上傳到檔案管理系統(tǒng)中。

3、對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行探索與初步實(shí)踐。

與學(xué)校oa系統(tǒng)對(duì)接檔案利用流程設(shè)計(jì)、與教務(wù)處溝通教務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接問題、組織學(xué)習(xí)和借鑒上海自貿(mào)區(qū)電子文件單套制管理模式。

（三）創(chuàng)新型工作開展情況

檔案館啟動(dòng)口述檔案征集工作。為助推學(xué)校雙一流建設(shè)，檔案館決定開展中藥學(xué)口述檔案建檔工作，對(duì)我校中藥學(xué)科建設(shè)發(fā)展的重要參與者和見證者進(jìn)行采訪錄音、錄像以及實(shí)物檔案征集。

（四）取得的實(shí)效及經(jīng)驗(yàn)

目前已經(jīng)完成李祖?zhèn)惤淌诳谑鰴n案的收集和初步整理，收集了252MB的錄音，55份聲像檔案?？谑鰴n案工作的開展應(yīng)由學(xué)校統(tǒng)籌、多部門配合協(xié)調(diào)開展?，F(xiàn)在學(xué)校多個(gè)部門都有計(jì)劃開展老專家、老同志的采訪工作，但大家的采訪角度不同，為避免不同部門反復(fù)叨嘮老同志，學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)籌推進(jìn)此項(xiàng)工作。