檔案工作簡報(bào)

第1期

成都中醫(yī)藥大學(xué)檔案館 二〇一七年七月六日

一、2017年上半年開展了檔案歸檔工作的部門有：宣傳部、紀(jì)檢監(jiān)察處、科技處、發(fā)展規(guī)劃處、校辦、國有資產(chǎn)管理處、離退休處、計(jì)劃財(cái)務(wù)處、后勤基建處、人事處、研究生院、針灸推拿學(xué)院及臨床醫(yī)學(xué)院。

具體歸檔情況如下：1月5日，宣傳部完成2015年文件歸檔，5冊；3月21日，紀(jì)檢監(jiān)察處完成2014和2015年文件歸檔，共計(jì)47份；3月15日，科技處完成檔案材料的歸檔；3月24日，發(fā)展規(guī)劃處完成學(xué)報(bào)材料歸檔；3月校辦完成2015年文件歸檔，共計(jì)312份，印章45枚；4月14日，國有資產(chǎn)管理處完成歸檔工作，共計(jì)50卷；4月25日，離退休完成2016年文件材料歸檔；4月計(jì)劃財(cái)務(wù)處完成2014年材料歸檔，共計(jì)1133卷；后勤基建處移交財(cái)務(wù)檔案250卷；6月人事處完成2016年文件材料歸檔；6月研究生院完成歸檔工作，共計(jì)652卷；6月針灸推拿學(xué)院移交學(xué)籍檔案37卷；6月臨床醫(yī)學(xué)院移交學(xué)籍檔案100卷。

二、檔案整理錄入以及檔案數(shù)字化工作統(tǒng)計(jì)如下：

截至2017年7月5日，檔案管理系統(tǒng)案卷級目錄達(dá)21001條、文件級目錄達(dá)244766條、數(shù)字化案卷1367卷，數(shù)字化文件38287份。其中2017年上半年增加案卷級目錄1983條，文件級目錄增加20079條，數(shù)字化文件增加276卷，數(shù)字化文件增加12559份。

三、檔案查借閱服務(wù)工作統(tǒng)計(jì)如下：

2017年上半年共接待檔案查借閱服務(wù)共計(jì)558人次，其中教學(xué)檔案查閱共計(jì)452人次，739卷；其他綜合檔案查閱共計(jì)94人次，417卷，檔案借出12人次。

四、抓好重點(diǎn)部門，深入開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

2017年上半年檔案館對國合處、學(xué)生處、后勤基建處開展了業(yè)務(wù)指導(dǎo)。我校實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心工程作為省重點(diǎn)工程，為做好工程項(xiàng)目檔案工作，檔案館與后勤基建、國資處、審計(jì)處召開了相關(guān)協(xié)調(diào)會(huì)議；配合后勤基建擬定合同中關(guān)于檔案工作的專門條款；制定了成都中醫(yī)藥大學(xué)基建檔案實(shí)施細(xì)則。

五、利用“6.9國際檔案日”做好檔案法律法規(guī)的宣傳。

6月9日是第十個(gè)國際檔案日，學(xué)校檔案館開展多項(xiàng)活動(dòng)。除了組織全館人員集中學(xué)習(xí)討論、通過檔案館網(wǎng)站、學(xué)校檔案工作群宣傳貫徹外，還專門將實(shí)施細(xì)則重要內(nèi)容制作成展板在學(xué)校進(jìn)行展覽。并結(jié)合畢業(yè)之際，與畢業(yè)生利益息息相關(guān)的畢業(yè)生檔案知識(shí)包括畢業(yè)生檔案內(nèi)容、作用以及投轉(zhuǎn)遞注意事項(xiàng)等以檔案館致2017屆畢業(yè)生一封信的形式，在檔案館、研究生網(wǎng)站以及現(xiàn)場展板等方式進(jìn)行宣傳。

六、進(jìn)一步規(guī)范指導(dǎo)二級學(xué)院檔案管理工作。

為進(jìn)一步指導(dǎo)二級學(xué)院檔案工作，編寫了《二級學(xué)院檔案管理操作手冊》，經(jīng)過征求意見進(jìn)行了印發(fā)。