成都中醫(yī)藥大學(xué)人事檔案管理辦法
校人字〔2011〕37號(hào)
第一章 總 則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理，提高科學(xué)管理水平，及時(shí)收集、整理和有效地保護(hù)利用人事檔案，更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研、臨床和黨政管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、中組部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《干部檔案工作條例》、中組部《關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細(xì)則》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本管理辦法。
第二條 人事檔案是指在人事管理活動(dòng)中形成的、記載和反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)的文件材料，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字及其他各種形式的歷史記錄材料。
第三條 人事檔案管理包括人事檔案材料的歸檔范圍及要求，人事檔案的整理、保管與保護(hù)，人事檔案的提供和利用，人事檔案的轉(zhuǎn)遞和人事檔案管理人員職責(zé)的確定等內(nèi)容在內(nèi)的全部人事檔案工作。
第四條 人事檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)格管理，確保人事檔案齊全、完整、準(zhǔn)確與安全，有利于人事檔案的利用。
第五條 全校教職工的人事檔案由學(xué)校人事處檔案室集中統(tǒng)一管理。
第二章 人事檔案管理職責(zé)
第六條 人事檔案管理工作人員，必須忠于職守、堅(jiān)持原則，熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策，認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格把關(guān)，保守機(jī)密，積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)地履行人事檔案管理職責(zé)。
第七條 人事檔案管理的主要職責(zé)：
1.按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管人員的人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料。
2.收集鑒別和整理人事檔案材料。
3.分類編目、數(shù)據(jù)錄入，編制檢索工具。
4.做好人事檔案庫(kù)房的管理工作。
5.負(fù)責(zé)辦理人事檔案的查閱、借用、轉(zhuǎn)遞工作。
6.堅(jiān)持執(zhí)行保密制度，保證人事檔案的完整與安全。
7.積極開展檔案保管、利用和保護(hù)技術(shù)等業(yè)務(wù)研究，制定規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
8.負(fù)責(zé)調(diào)查研究和改進(jìn)人事檔案工作的方式方法，推進(jìn)人事檔案工作的科學(xué)化和信息化。
9.辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
第三章 人事檔案材料的歸檔范圍
第八條 人事檔案材料收集歸檔工作遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映職工自然情況和德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人事組織工作的需要，不斷充實(shí)完善人事檔案的內(nèi)容。
第九條 收集的人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認(rèn)可的材料，未經(jīng)組織同意，個(gè)人提供的材料不得收集。
第十條 按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確的收集范圍，認(rèn)真做好人事檔案材料的收集與補(bǔ)充工作。其歸檔材料的范圍如下：
1.履歷材料：干部履歷表、教職工登記表等屬于履歷性質(zhì)的登記表等材料。
2.自傳材料：自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
3.組織審定、考察、考核、鑒定材料：組織審定、考察、考核、鑒定等工作中形成的干部任免審批表（呈報(bào)表）、干部考察材料、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料、組織鑒定材料；年度（或?qū)W年度）考核表等。
4.更改(認(rèn)定)姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、參加工作時(shí)間、出生時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間等材料：個(gè)人申請(qǐng)，組織審批，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料；計(jì)算連續(xù)工齡審批材料等。
5.學(xué)歷學(xué)位材料：國(guó)民教育、成人教育（大中專）、黨校學(xué)習(xí)中形成的學(xué)生（學(xué)員）登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)位的材料，博士后研究人員工作期滿登記表等；國(guó)務(wù)院學(xué)位委員會(huì)、教育部授權(quán)單位出具的國(guó)內(nèi)外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證材料等。
6.培訓(xùn)材料：培訓(xùn)時(shí)間在2個(gè)月以上的理論、專業(yè)、技能等培訓(xùn)中所形成的學(xué)員登記表、培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表等材料。
7.職業(yè)(任職)資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表等材料。
8.評(píng)(聘)專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格呈報(bào)表（評(píng)審表），聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。
9.工資、待遇材料：轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各項(xiàng)工資變動(dòng)審批表、登記表、提職晉級(jí)審批表、享受政府特殊津貼的材料；解決各種待遇問(wèn)題的審批材料。
10.招錄、聘用、辭職、辭退、罷免材料：錄用、聘用教職工工作中形成的審批表、合同書、協(xié)議書，政審考核材料，解聘、辭職、辭退、罷免審批材料等。
11、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料：調(diào)動(dòng)審批材料；授予（晉升）軍（警）銜審批表、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）審批表；退（離）休審批表等材料。
12.出國(guó)(境)材料：辦理出國(guó)（境）人員審批表、備案表，在國(guó)外、境外表現(xiàn)情況或鑒定材料。
13.各種表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料：勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、有突出貢獻(xiàn)者、優(yōu)秀專家、國(guó)家科技進(jìn)步獎(jiǎng)、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等的審批（呈報(bào)）表、先進(jìn)事跡材料、通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。
14.審計(jì)材料：干部離任審計(jì)工作中形成的審計(jì)結(jié)果報(bào)告。
15.涉紀(jì)涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級(jí)批復(fù)，核實(shí)（調(diào)查、復(fù)查）報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料，本人對(duì)處分決定的意見，檢查、交待及情況說(shuō)明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、載定書等。
16.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料：中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書、申請(qǐng)書和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，考察材料，黨員登記表，民主評(píng)議黨員登記表；取消預(yù)備黨員資格的材料，退黨、自行脫黨材料；參加或退出民主黨派的材料。
17.政審材料：上級(jí)批復(fù)、審查（復(fù)查、甄別）結(jié)論、調(diào)查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料；本人對(duì)結(jié)論的意見、檢查交待或情況說(shuō)明材料；撤銷原審查結(jié)論的材料；各類政審表。
18.反映科研學(xué)術(shù)水平的材料：被縣處級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體等評(píng)選為專業(yè)拔尖人才的材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作或譯著、有重大影響的論文等目錄。
19.黨代會(huì)，人代會(huì)，政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料：代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷、政績(jī)材料。
19.健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級(jí)的材料。
20.治喪材料：悼詞（生平），報(bào)道消息、訃告，非正式死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況、遺書等。
21.其他材料：畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證（派遣證），人事爭(zhēng)議仲裁載決書（調(diào)解書），再生育子女申請(qǐng)審批表等有參考價(jià)值的材料。
不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)人事處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
第四章 人事檔案歸檔要求
第十一條 人事檔案歸檔須遵守下列規(guī)定：
1.歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)，文字清楚、對(duì)象明確，手續(xù)完備，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。
2.歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，需有組織審查、蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如履歷表、審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。
3.教職工在校工作期間學(xué)習(xí)所獲得的學(xué)歷、學(xué)位相關(guān)材料，以及評(píng)定專業(yè)技術(shù)任職資格方面的材料，應(yīng)是報(bào)考前經(jīng)學(xué)校備案或經(jīng)學(xué)校同意送評(píng)的方可收錄。
4.人事檔案材料用紙規(guī)格為A4打印紙。檔案文件的文字須是印刷或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水鋼筆、簽字筆書寫。不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色筆、純藍(lán)墨水鋼筆和復(fù)寫紙書寫。
5.歸檔材料應(yīng)是原件，一般不得用復(fù)印件，特殊情況的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。
第十二條 凡需歸檔的材料，一律由學(xué)校人事處檔案室負(fù)責(zé)審定。其他單位和個(gè)人均不得任意將不該歸檔的材料歸檔。
第十三條 送交的歸檔材料不齊全或不清楚的，送交材料單位或個(gè)人應(yīng)按規(guī)定補(bǔ)齊整理到符合要求后再歸檔。
第十四條 人事檔案歸檔手續(xù)和時(shí)間：
1.新進(jìn)教職工，人事處在認(rèn)真核查其檔案后填寫《人事檔案核查單》，教職工填寫《教職工基本信息表》或《干部履歷表》。
2.人事檔案材料應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi)，主動(dòng)送交人事處檔案室歸檔。
3.各單位、部門應(yīng)主動(dòng)將平時(shí)形成的歸檔材料及時(shí)送交人事處檔案室存檔，以保證人事檔案材料的收集及時(shí)、歸檔完整，便于提供利用。任何組織與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4.人事處檔案室發(fā)現(xiàn)有不符合歸檔要求的材料時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知其補(bǔ)送或補(bǔ)辦材料，歸檔單位有責(zé)任按規(guī)定要求時(shí)間認(rèn)真辦理。
第五章 人事檔案的利用
第十五條 因工作需要（如考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、確定參加工作時(shí)間、入黨、出國(guó)、職稱待遇等）查閱或借用人事檔案，須遵守下列規(guī)定：
1.外單位派人來(lái)校查閱檔案，應(yīng)持有單位組織、人事部門介紹信，注明閱檔人姓名、職務(wù)、政治面貌及閱檔理由，并加蓋公章。經(jīng)人事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可提供查閱。查閱檔案的人員必須攜帶單位保密本或?qū)Ｓ霉P記本，嚴(yán)格遵守保密制度。不得憑借調(diào)查證明介紹信查閱人事檔案。
2.校內(nèi)各單位、部門一般不予查閱人事檔案。確因工作需要，經(jīng)校人事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，派兩名黨員干部或由檔案管理員查閱。查閱后，以口頭或書面形式提供有關(guān)情況。閱檔人須是中共黨員。未經(jīng)組織批準(zhǔn)，下級(jí)人員不得查閱上級(jí)人員的檔案。
3.人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料，并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記。
4.任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的人事檔案。
5.查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》給予處罰。
6.查閱和借用人事檔案應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
7.查閱人員要愛護(hù)人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散、錯(cuò)裝、漏裝檔案材料。
8.人事檔案應(yīng)在人事查閱室查閱，原則上不外借。如確因工作需要借出時(shí)，應(yīng)按查閱、借用人事檔案的審批手續(xù)辦理，在嚴(yán)格履行登記手續(xù)后，通過(guò)組織借出，并按期歸還。借用期間不得私自轉(zhuǎn)借他人或由他人歸還。如需超期使用，需續(xù)辦延期手續(xù)。檔案借出后，如其他單位需要查閱此檔案時(shí)，檔案工作人員可隨時(shí)向借用人調(diào)回檔案。人事檔案不允許對(duì)個(gè)人外借。
9.查閱人事檔案的單位或個(gè)人，不得擅自拍攝、復(fù)印檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)人事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，在檔案管理員監(jiān)督下拍攝、復(fù)印。
10.查閱人事檔案時(shí)需要摘抄有關(guān)內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)人事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)摘抄的內(nèi)容須經(jīng)檔案管理員審核。摘抄必須使用單位保密本或?qū)Ｓ霉P記本。
11.凡因個(gè)人升學(xué)、出國(guó)、職稱評(píng)審等需要從檔案中復(fù)印材料的，一律由檔案管理員代為復(fù)制。
12.凡提供利用的人事檔案，在收回時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。
第六章 人事檔案的計(jì)算機(jī)管理要求
第十六條 人事檔案的計(jì)算機(jī)管理須遵守下列規(guī)定：
1.愛護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，熟悉其性能，按程序規(guī)范操作。
2.充分發(fā)揮“人力資源管理系統(tǒng)”的功能，逐步建立完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步過(guò)度到利用該系統(tǒng)完成人事檔案查閱、借用、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理。
3.以人事檔案和人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時(shí)維護(hù)，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確完整和收集及時(shí)。
4.對(duì)新維護(hù)的檔案管理信息要及時(shí)備份，并登記備份的時(shí)間和主要內(nèi)容。
5.不得隨意使用外來(lái)磁盤，確需使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查，防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。
6.未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制人事信息，無(wú)關(guān)人員不得查看人事信息，貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。
7.利用人事檔案信息對(duì)教職工隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
第七章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第十七條 人事檔案的轉(zhuǎn)遞須遵守以下規(guī)定：
1.因工作調(diào)動(dòng)或辭職、辭退、自動(dòng)離職時(shí)，人事處檔案室應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出一律通過(guò)機(jī)要發(fā)出或派專人轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶，不準(zhǔn)郵寄。
2.轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
3.對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，應(yīng)索要回執(zhí)，逾期一個(gè)月未見回執(zhí)者，轉(zhuǎn)出部門應(yīng)催問(wèn)查實(shí)，防止丟失。
4.離校人員的檔案一經(jīng)寄出，有關(guān)單位如再發(fā)現(xiàn)缺少歸檔的單項(xiàng)材料，原則上應(yīng)由形成該材料的單位、部門負(fù)責(zé)補(bǔ)辦寄發(fā)，必要時(shí)人事處檔案室予以配合。
5.對(duì)轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的人事檔案材料，要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明轉(zhuǎn)出（入）時(shí)間、材料、名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)出（入）原因、轉(zhuǎn)遞方式。
第十八條 職工因私出國(guó)未歸、辭職、退職、自動(dòng)離職、另就業(yè)、開除公職、受刑事處分和勞動(dòng)教養(yǎng)，其人事檔案由人事處人事檔案室按相關(guān)政策要求，及時(shí)將其人事檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位人事部門、人才交流服務(wù)中心、有關(guān)的勞動(dòng)部門或職介機(jī)構(gòu)保管。
第十九條 學(xué)校教職工去世以后，其人事檔案在人事處人事檔案室單獨(dú)存放，必要時(shí)轉(zhuǎn)至校綜合檔案館存放，存放期限為永久。
第八章 附 則
第二十條 本管理辦法由人事處檔案室負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本辦法未盡事宜，按照國(guó)家及中組部有關(guān)文件、規(guī)定辦理。
第二十二條 本管理辦法自公布之日起施行。