數(shù)字化賦能后勤保障服務(wù)提質(zhì)增效——智慧后勤助力2023級(jí)學(xué)子開(kāi)啟校園新生活
2023年8月18日，成都中醫(yī)藥大學(xué)2023級(jí)本科生迎新工作正式啟動(dòng)，4900名新生即將開(kāi)啟嶄新的大學(xué)生活。智慧后勤中心充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)為依托，推動(dòng)迎新工作科學(xué)化、智能化、人性化，全面提升迎新工作效率和新生服務(wù)體驗(yàn)，讓每位師生盡享方便和快捷，為助力迎新工作高效開(kāi)展。
前期流程梳理
緊扣育人使命，完成從“繁雜不清”到“標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”。智慧后勤中心對(duì)校內(nèi)相關(guān)單位的業(yè)務(wù)及系統(tǒng)進(jìn)行充分調(diào)研、梳理和規(guī)劃，以服務(wù)化和開(kāi)放性的視角定義數(shù)字迎新網(wǎng)上選宿辦理的流程標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)，使之具有可擴(kuò)展性和可持續(xù)性，解決多部門(mén)、多業(yè)務(wù)系統(tǒng)、多類型、跨時(shí)間建設(shè)的業(yè)務(wù)不規(guī)范、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等問(wèn)題。新生數(shù)字化迎新于5月6日正式開(kāi)啟，選宿系統(tǒng)打通財(cái)務(wù)、招生、學(xué)工等多個(gè)部門(mén)業(yè)務(wù)，數(shù)字化迎新與招生工作無(wú)縫銜接，學(xué)生一經(jīng)錄取，數(shù)據(jù)立即入庫(kù)，隨即開(kāi)啟線上迎新各環(huán)節(jié)。
前期流程設(shè)計(jì)
優(yōu)化運(yùn)行機(jī)制，完成從“汗水后勤”向“數(shù)字后勤”。通過(guò)將數(shù)字迎新的業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理重構(gòu)，以信息化手段減少不必要的辦理環(huán)節(jié)，形成事務(wù)“場(chǎng)景式”網(wǎng)上服務(wù)。數(shù)字化迎新流程包含在線自選宿舍（床位）、床上用品選購(gòu)、一鍵掃碼辦理入住、通過(guò)將線下業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)集成并提供數(shù)字迎新線上服務(wù)，實(shí)現(xiàn)迎新環(huán)節(jié)80%網(wǎng)上辦理。以“學(xué)生為本”為出發(fā)點(diǎn)打造“主動(dòng)服務(wù)”模式，辦事不用東奔西跑找部門(mén)、到處問(wèn)，而是通過(guò)數(shù)據(jù)的整合、應(yīng)用流程的重構(gòu)、權(quán)限的細(xì)分主動(dòng)提供服務(wù)“網(wǎng)上辦”，同時(shí)基于移動(dòng)服務(wù)端，達(dá)到“手機(jī)隨時(shí)隨處辦，服務(wù)24小時(shí)不打烊”的效果。
新生報(bào)道實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)
強(qiáng)化數(shù)據(jù)運(yùn)用，完成從“系統(tǒng)邏輯”到“即時(shí)響應(yīng)”。迎新系統(tǒng)上線后通過(guò)網(wǎng)上選宿、網(wǎng)上選購(gòu)床品、一鍵掃碼辦理入住為新生帶來(lái)極速體驗(yàn)，使新生入住辦理時(shí)間減少了90%，新生入住業(yè)務(wù)辦理工作人員數(shù)量減少了70%，紙質(zhì)資料打印量減少了95%。線上選宿通道在信息中心的技術(shù)團(tuán)隊(duì)保障下于8月18日上午9點(diǎn)整準(zhǔn)時(shí)開(kāi)放，新生積極參與線上選宿，選宿通道開(kāi)放僅1分鐘，就有1415名同學(xué)成功選宿。截至8月19日11:50，4496名2023級(jí)新生完成線上選宿。完全實(shí)現(xiàn)新生入住安排線上進(jìn)行，讓信息化建設(shè)更精準(zhǔn)、更高效。
選宿開(kāi)啟當(dāng)天
數(shù)字化賦能線上選宿模式與傳統(tǒng)的線下辦理入住模式相比，線上選宿節(jié)省了人員的投入，簡(jiǎn)化住宿辦理流程，減少了繁瑣的手續(xù)，有效避免現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)，提高了學(xué)生的滿意度和體驗(yàn)感，充分體現(xiàn)了“以生為本”的管理服務(wù)理念。后勤基建處將不斷運(yùn)用信息化手段，創(chuàng)新服務(wù)模式，夯實(shí)服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化保障功能，持續(xù)提升師生滿意度，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展添磚加瓦。
圖、文：智慧后勤中心
文字編輯：謝友誼
排版校對(duì)：羅琴、劉虹雨
審核：楊支才